Datenschutzerklärung

Aktualisiert am 16.09.2019

Wir gehen respektvoll mit deinen personenbezogenen Daten um. Diese gehören dir, und wir haben nur von dir die Erlaubnis bekommen, sie für eine begrenzte Zeit auszuleihen. Deshalb werden wir dir immer offen mitteilen, welche Informationen wir sammeln, zu welchem Zweck wir dies tun und wie lange wir die Daten speichern werden. Das ist im Grunde alles, was du wissen musst. Wenn du aber nähere Details erfahren möchtest, findest du im Folgenden weitere Informationen.

Verantwortliche für personenbezogene Daten: Ylva Sandberg

Was sind personenbezogene Daten?

Alle Informationen, die sich mit einer lebenden Person verknüpfen lassen, gelten als personenbezogene Daten. Namen und E-Mail-Adressen sind hierfür zwei offensichtliche Beispiele, aber auch IP-Adressen und Fotos fallen in diese Kategorie. Eine Beschreibung des Aussehens, Verhaltens oder Bewegungsmusters einer Person, mittels derer diese Person identifiziert werden kann, gilt ebenfalls als personenbezogene Information.

Hier einige Beispiele für personenbezogene Daten:

• Namen
• Adressen
• Telefonnummern
• E-Mail-Adressen
• IP-Adresse
• Foto einer Person
• Titel, Abteilung und Unternehmen

Deine Rechte

Du kannst dich an uns wenden und die Offenlegung, Korrektur oder Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen. Wenn du zu einem anderen Lieferanten wechselst, hast du auch Anspruch darauf, dass deine personenbezogenen Daten an einen unserer Mitbewerber weitergegeben werden. Für die Durchführung von Aktivitäten in den Bereichen Marketing und Profilerstellung benötigen wir dazu deine Zustimmung – diese kannst du auch zu jedem beliebigen Zeitpunkt wieder widerrufen.

Du hast also Anspruch darauf, dass…

• dir deine erfassten personenbezogenen Daten offengelegt werden
• deine personenbezogenen Daten gelöscht werden
• fehlerhafte Angaben korrigiert werden
• deine personenbezogenen Daten an neue Lieferanten weitergegeben werden
• du von gezielten Marketingaktivitäten ausgenommen wirst
• kein Profil zu dir erstellt wird

In einigen Fällen sind wir verpflichtet, Daten zu speichern, zum Beispiel aufgrund der Bestimmungen des schwedischen Buchführungsgesetzes.

Folgende Daten speichern wir bei der ersten Kontaktaufnahme

Bei der ersten Kontaktaufnahme speichern wir eventuell deinen Namen, deine Telefonnummer und deine E-Mail-Adresse. Wenn du uns anrufst, wird deine Telefonnummer automatisch von dem von dir angerufenen Telefon gespeichert. Wenn du uns eine E-Mail schreibst, speichert unser E-Mail-System automatisch deine E-Mail-Adresse.

Wir fragen dich nach deinem Namen, soweit dies nicht bereits aus der ersten Kontaktaufnahme hervorgegangen ist, so dass wir wissen, wer mit uns kommuniziert. Im Fall eines persönlichen Treffens speichern wir die Angaben, zu deren Speicherung du uns deine Zustimmung gibst, beispielsweise indem du uns deine Visitenkarte übergibst. Dasselbe gilt, wenn du dich per Post an uns wendest.

Wenn du unsere Webseite besuchst, speichern wir anonymisierte Daten zu deiner IP-Adresse, Ortsdaten, welches Gerät und welchen Webbrowser du verwendest, den Zeitpunkt deines Besuchs der Webseite und die von dir besuchten Seiten.

Wenn wir nicht länger mit dir in Kontakt stehen und keine Geschäftsbeziehung eingehen, werden alle gespeicherten Daten nach Ablauf eines Jahres gelöscht.

Diese Daten speichern wir, wenn du unser Geschäftspartner wirst

Wenn wir eine geschäftliche Beziehung gleich welcher Art mit dir eingehen, müssen wir etwas mehr Informationen zu dir speichern, unabhängig davon, ob es sich um eine Beziehung als Kunde und Lieferant oder um eine gegenseitige Zusammenarbeit handelt.

Die Informationen, die wir eventuell speichern, sind folgende:

• dein Name
• deine Adresse
• deine E-Mail-Adresse
• deine Telefonnummer
• deine Organisationsnummer
• dein Titel, deine Abteilung und dein Unternehmen
• die Produkte oder Dienstleistungen, die erworben wurden
• deine IP-Adresse

Wenn es für unsere Zusammenarbeit relevant sein sollte, werden wir auch Bilder und Videos speichern.

Warum sammeln wir personenbezogene Daten?

Wir erfassen diese Informationen, um zum Beispiel mit dir kommunizieren zu können (Kontaktdaten), dir wichtige Informationen zu senden (Newsletter), Bestellungen zu bearbeiten (Auftragsbearbeitung) oder um im Falle einer Zusammenarbeit mit dir unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen (Buchführung).

Wir erfassen Informationen, um…

• mit dir kommunizieren zu können
• einen guten Kundenservice zu gewährleisten
• Anfragen bearbeiten zu können
• Bestellungen zu bearbeiten
• Personalfragen zu bearbeiten
• die Arbeit mit Unterlieferanten zu verwalten
• unsere Buchführung vorzunehmen
• dir auf Wunsch Newsletter zuzusenden
• dir auf Wunsch Informationen zuzusenden

Darüber hinaus aber auch für folgende Zwecke:

• Erstellung anonymisierter Statistiken zum Nutzungsverhalten unserer Webseitenbesucher, mit dem Ziel, die Nutzung unserer Webseite sicherer und besser zu machen.
• Marketingaktivitäten und Informationen zu unseren Produkten und Dienstleistungen, die wir dir für die Dauer unserer aktiven Geschäftsbeziehung z.B. per SMS, E-Mail, über soziale Medien, telefonisch oder per Post übermitteln.
• Erstellen von relevanten Angeboten und Vorschlägen, basierend auf den Interessen, die du oder andere Kunden mit ähnlichem Nutzerverhalten in der Vergangenheit gezeigt haben.
• Mitteilungen über wichtige Änderungen unserer Bedingungen, Richtlinien oder Organisation.

Wie sammeln wir personenbezogene Daten?

In erster Linie beziehen wir personenbezogene Daten direkt von dir selbst. Sollten wir weitere Daten benötigen, ergänzen wir unser Verzeichnis gegebenenfalls mit Informationen, die wir z.B. vom Unternehmensregister oder von der Webseite deines Unternehmens einholen. Zudem erfassen wir personenbezogene Daten, wenn du dich für unseren Newsletter anmeldest.

Wir sammeln personenbezogene Daten…

• von dir selbst
• von der Webseite deines Unternehmens
• bei der Anmeldung zum Newsletter auf unserer Webseite
• über sogenannte Cookies auf unserer Webseite
• vom schwedischen Firmenregistrierungsamt (Bolagsverket), vom Finanzamt oder anderen Behörden
• in sozialen Medien
• über unsere Webseite

Wenn du nicht möchtest, dass dein Computer Cookies akzeptiert und speichert, kannst du die Sicherheitseinstellungen in deinem Webbrowser ändern. Informationen darüber, wie du Cookies deaktivieren kannst, findest du unter minacookies.se

Wo werden personenbezogene Daten gespeichert?

Wir begrenzen die Anzahl an Speicherorten für personenbezogene Daten soweit wie möglich. Einige Angaben müssen wir speichern, beispielsweise aufgrund der Bestimmungen des schwedischen Buchführungsgesetzes, andere Angaben wiederum benötigen wir, um unsere vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Die meisten personenbezogenen Daten verwenden wir jedoch, um den Kontakt zu unseren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern aufrechtzuerhalten.

Wir speichern personenbezogene Daten…

• in unserem Buchführungs- und Geschäftssystem Monitor
• in unserem Lohnmanagementsystem Kontek
• in unserem E-Mail-System
• in unseren Telefon-Kontaktlisten
• in den Empfängerlisten für Newsletter in MailChimp
• in eingesendeten Bewerbungen
• in einem Projektordner auf unserem Server
• in einer Backup-Lösung in der Cloud
• in sozialen Medien
• in den Web-Analysetools Clicky und Google Analytics

Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Wir speichern deine personenbezogenen Daten so lange, wie es für unseren Kontakt erforderlich ist (Interessenabwägung), so lange wie gegenseitig vereinbart (Vereinbarung oder Einwilligung) oder so lange wie wir durch behördliche Vorschriften dazu verpflichtet sind (gesetzliche Anforderungen). Wenn du telefonisch oder per Post mit uns in Kontakt trittst oder unsere Webseite besuchst, löschen wir alle personenbezogenen Daten nach Ablauf eines Jahres seit dem Zeitpunkt des letzten Kontaktes. Vereinbarungen werden von uns fünf Jahre nach Abschluss des Auftrags gelöscht.

In manchen Fällen kann diese Löschung in Form einer Anonymisierung geschehen.

Wenn du beispielsweise unseren Newsletter abbestellst, werden deine personenbezogenen Daten sofort gelöscht.

Wir schützen deine personenbezogenen Daten

Alle unsere Datenregister werden geschützt, z.B. mit Sperren oder Passwörtern. Das gilt für unsere IT-Systeme, unseren Internetdienstleister und für Cloud-Lösungen, die z.B. als Backup dienen. Wir haben verschiedene Abläufe für die Löschung personenbezogener Daten aus unseren Systemen. Dies geschieht in unterschiedlichen Zeitintervallen, abhängig von der Art der Daten. Bei bestimmten personenbezogenen Daten sind wir verpflichtet, diese bis zu zehn Jahre lang zu speichern.

In einigen Fällen kann die Löschung in Form einer Anonymisierung der Daten erfolgen.

Deine personenbezogenen Daten werden niemals für Zwecke “wiederverwendet”, zu denen du nicht im Voraus deine Zustimmung gegeben hast. Wir werden personenbezogene Daten auch nicht ohne Einwilligung an Dritte weitergeben. Wenn wir Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der EU weitergeben, werden diese immer durch verpflichtende Vereinbarungen geschützt.

Wenn wider Erwarten ein unerlaubter Zugriff auf Daten erfolgen sollte, sind wir verpflichtet, innerhalb von 72 Stunden die schwedische Datenschutzbehörde (Datainspektionen) davon in Kenntnis zu setzen. Wenn der unerlaubte Zugriff jemanden betrifft, der Teil unseres Registers ist, sind wir verpflichtet, diese Person darüber zu informieren.

Verantwortliche für personenbezogene Daten

Bei uns ist Ylva Sandberg verantwortlich für personenbezogene Daten. Bitte wende dich an sie, falls du Fragen zu deinen personenbezogenen Daten und unserem Datenregister haben solltest. Ylva Sandberg kann dir auch mitteilen, welche anderen Personen in unserem Unternehmen Zugriff auf deine personenbezogenen Daten haben.